Archive for the ‘Sekretarka-dyrektor-interesanci’ Category

Dyrektor i interesanci

Zapowiedziany przez sekretarkę interesant wchodzi do pokoju dyrektora. Następuje moment powitania gościa. Jest to jedna z ważniejszych czynności wystę­pująca podczas przyjmowania interesanta ? świadczy ona o kulturze osobistej gospodarza i jego stosunku do innych ludzi. Powitanie może się odbywać w nastę­pujący sposób: Wchodzi interesant. Gospodarz wita go skinie­niem głowy i uprzejmym gestem wskazuje krzesło przy [...]

Czego sekretarka nie lubi?

Sekretarka spełnia ? jak już zaznaczyliśmy ? wie­lorakie funkcje, co zwiększa jej wpływy i powoduje, że staje się niekiedy tzw. ?szarą eminencją”. Bywa ona telefonistką, maszynistką, tłumaczką, współorga­nizatorem pracy szefa, prowadzi terminarz, kieruje ruchem interesantów i współpracowników, przyjmu­je i rozdziela korespondencję, a nawet jej pewną część załatwia. Nie wszystkie jednak te czynności robi z przyjemnością. [...]

Podręczny spis telefonów

Szef utrzymuje kontakty z przedstawicielami władz administracyjnych, działaczami różnych organizacji społecznych i politycznych, z prasą. Czasami zacho­dzi potrzeba połączenia się telefonicznego, co wyma­ga szybkiego odnalezienia odpowiedniego numeru. Po­winien on być zatem odnotowany w specjalnym no­tesie, a nie na marginesie jakiegoś pisma lub na kart­ce, którą trudno we właściwym czasie odnaleźć. Se­kretarka w trosce o właściwą [...]

Sekretarka przy telefonie

Sekretarka podnosząc słuchawkę telefonu pełni zu­pełnie inną rolę niż telefonistka, występuje bowiem personalnie. Mówi więc: ?Sekretariat dyrektora X” albo wymienia tylko swoje nazwisko. Sekretarka łączy szefa z innymi osobami lub łączy inne osoby, które chcą rozmawiać z jej szefem. W obu przypad­kach technika postępowania jest identyczna. Rola sekretarki nie polega tylko na pośredniczeniu w prowadzeniu [...]

Papieros w ręku sekretarki

Z paleniem papierosów wiążą się następujące pyta­nia: Jak się pali papierosy w ogóle? Jakie zasady obo­wiązują kobietę i jakie sekretarkę w czasie wykony­wania obowiązków służbowych? Papieros trzymamy w ustach tak długo, jak to jest potrzebne do wciągnięcia dymu. Nie powinien on się znajdować w ustach podczas rozmowy, podawania ognia innej osobie lub pozdrawiania znajomych. Paląc [...]

Umiejętność prowadzenia rozmowy

Sekretarka prowadzi rozmowy bezpośrednie lub te­lefoniczne w ciągu całego dnia ? rozmawia z szefem,, współpracownikami szefa i interesantami. Jednym z czynników ? jak już mówiliśmy ? ułatwiających rozmowę jest kontakt słuchowy i wzrokowy. Stąd też, po wejściu interesanta, sekretarka kieruje wzrok w kierunku przybyłej osoby, nawiązuje z nią roz­mowę. Jeśli jednak jeden z rozmówców udziela [...]

Przedstawianie

Po zakończeniu wizyty u szefa interesant udaje się niekiedy na dalsze rozmowy z innymi współpracow­nikami. W sekretariacie oczekuje już pracownik, który będzie mu towarzyszyć do określonego pokoju. Po jego wyjściu z gabinetu dyrektora sekretarka doko­nuje więc prezentacji, mówiąc: ?Proszę się zapoznać ? naczelnik Jankowski ? dyrektor Nowak”. Naczel­nik Jankowski jest przedstawiany dyrektorowi Nowa­kowi i dlatego [...]

Interesant w sekretariacie

Umiejętność uprzejmego traktowania interesanta, to jedno z ważniejszych zadań sekretarki. Jej posta­wa wpływa bowiem na późniejszą rozmowę w gabine­cie szefa ? może ją ułatwić, ale może też utrudnić. Zdenerwowanie interesanta niewłaściwym stosunkiem sekretarki ujemnie wpłynie na przebieg wizyty. Uprzejmość sekretarki ułatwia również w uzasadnio­nych przypadkach udzielenie odmownej odpowiedzi i załatwienie sprawy w inny sposób niż [...]

Przyjmowanie interesantów

Jednym z zadań sekretarki jest przyjmowanie in­teresantów. Wszystkie ważniejsze osoby przybywające do szefa kontaktują się przede wszystkim z sekretar­ką. Jej zewnętrzny wygląd, sposób bycia, znajomość spraw dają pierwsze dobre lub złe wrażenie o całym zakładzie pracy. Interesanci nie mogą czuć się intruzami przeszka­dzającymi w pracy. Od momentu przekroczenia pro­gu zakładu pracy aż do jego opuszczenia [...]

Terminarz i notatnik

Prowadzenie terminarza ? to ważne i odpowiedzial­ne zadanie sekretarki. Notuje w nim wszystkie uzgod­nione i planowane spotkania, narady, daty otwarcia wystaw i targów, podróże i inne przedsięwzięcia an­gażujące szefa. Terminarz jest prowadzony w kalendarzu biuro­wym, który powinien być do tego celu odpowiednio przygotowany. Przed przystąpieniem do jego prowa­dzenia wpisuje się w odpowiednich miesiącach i dniach [...]