Pisma urzędowe

Wielostronna działalność człowieka wymaga posłu­giwania się rozmaitymi formami słowa pisanego. Jed­ną z nich są pisma urzędowe. Posługiwanie się nimi umożliwia załatwienie wielu spraw wynikających ze stosunków między urzędem a obywatelem. Pisma u- rzędowe redagowane są w formie bezosobowej, cha­rakteryzują się jasnością, rzeczowością i użyciem spe­cjalnej terminologii. Dość często są one pisane według określonych szablonów, co niewątpliwie przyczynia się do zwiększenia wydajności pracy. Zaznaczmy, że w tym stylu piszemy też wszystkie przepisy regulujące postępowania człowieka w społeczeństwie.

W prowadzonej korespondencji dużą wagę przywią­zujemy do treści. Nie możemy jednak zapomnieć o formie, świadczącej z jednej strony o kulturze osoby podpisującej pismo, a z drugiej ? wyrażającej szacu­nek wobec adresata. Pierwsze dobre lub złe wrażenie optyczne daje zewnętrzna forma pisma, a więc papier, czystość, rozplanowanie. Następnie dopiero przychodzi treść. Forma pisma powinna być zawsze staranna, ję­zyk nie może budzić zastrzeżeń, każdy błąd bowiem kompromituje urząd, który pismo wysyła, i osobę, która je podpisuje.

Blankiety korespondencyjne. Pisma urzędowe piszemy na blankietach ustalonych w 1978 r. przez Polski Komitet Normalizacji i Miar. Przewiduje on 10 rodzajów blankietów, określając jednocześnie przeznaczenie ich poszczególnych części, np. pola: a- dresowe, wpływu, korespondencyjne. Blankiety zawie­rają w lewym górnym rogu pole nagłówkowe, w któ­rym znajduje się nazwa i adres nadawcy. Nieco niżej pola adresowego umieszczone są znaki rozpoznawcze, a więc: data pisma, na które odpowiadamy, znak własny i nadawcy, data wysłania oraz skrócone informacje, czego pismo dotyczy, np.: urządzenie wystawy plakatu, przedłużenie ważności paszportu, zamówienie materia­łów budowlanych.

Układ pisma. Pismo może być pisane:

a)    w układzie blokowym, tzn. pierwsze litery wszy­stkich wierszy tworzą linię pionową, zaś ustępy pisma wyodrębnione na podstawie logicznych całości uwy­datnia się większymi odstępami ? interlinią;

b)     w układzie ?a linea”, polegającym na tym, że pierwsze znaki ustępów piszemy w odległości od 2 do 5 uderzeń maszyny od lewego marginesu (tytuły roz­mieszczamy pośrodku kolumny tekstu).

Marginesy. Mają one duży wpływ na zewnę­trzny wygląd pisma. Margines lewy wynosi 2,5 cm, a prawy ? 1,25 cm, a więc jest on o połowę mniejszy od lewego. Margines prawy może być przekroczony, co wiąże się z koniecznością przestrzegania obowiązu­jących zasad pisowni. Margines górny wynosi 2,5?3 cm, dolny zaś z zasady 2,5 cm, a nie powinien być mniejszy niż 2 cm. W niektórych przypadkach, wy­nikających z charakteru pisma, ustawienie marginesów może być inne.

Both comments and pings are currently closed.

Comments are closed.