Kontakty na co dzień

Przełożony i podwładny są ze sobą ściśle powiązani, stanowią dwie strony jednej całości. J. Szczepański zauważa, że ?jedna strona podejmuje decyzje o pew­nym stanie rzeczy, a druga je realizuje w sposób zgod­ny z decyzją i pod kontrolą decydującego”. Sprawu­jąc władzę nad podwładnymi i odpowiadając za cały zakład lub tylko powierzony odcinek, przełożony pla­nuje pracę, organizuje, pobudza podwładnych do moż­liwie najlepszego jej wykonania i wreszcie kontroluje.

Czynność planowania poprzedza każde przedsięwzię­cie, gdyż przed jego rozpoczęciem ustala się cele, nie­zbędne środki, terminy, podejmuje decyzje i wydaje polecenia. Przełożony może sam zaplanować powierzo­ne mu zadania i następnie przekazać decyzje do wyko­nania. Ale może także przedyskutować swoje propo­zycje z pracownikami, którzy następnie będą je reali­zować. Ten drugi sposób jest oczywiście znacznie lep­szy, gdyż uaktywnia pracowników, umożliwia wyko­rzystanie ich doświadczeń i ? co równie ważne ? sta­wia w pozycji współgospodarzy.

Warto może przypomnieć, że pracownicy nie za­wsze zgadzają się z narzuconymi im sposobami reali­zacji planowanych zajęć. Jeden z naczelników na przy­kład miał zastrzeżenia do wytycznych przekazanych przez dyrektora generalnego. Dyrektor wezwał na­czelnika, niemal przez godzinę uzasadniał swój punkt widzenia, nie wiedząc, jakie uwagi chce zgłosić roz­mówca. Po zakończeniu swego monologu dodał: ?Prze­znaczyłem dla was niemal godzinę, więcej nie jestem w stanie, dziękuję, do widzenia”. Nie najlepszy to spo­sób utrzymywania kontaktów z pracownikami, którzy nie mogą wypowiedzieć własnego poglądu na aktual­ne problemy rozwiązywane przez ministerstwo.

Hierarchiczny układ stanowisk wynikający z podzia­łu pracy określa kompetencje poszczególnych stano­wisk. Jeśli np. pracownik pomija naczelnika i udaje się wprost do wicedyrektora lub naczelnik, bez uzgod­nienia z wicedyrektorem, któremu podlega, zwraca się bezpośrednio do dyrektora ? niewątpliwie narusza ustalony porządek, co może prowadzić do powzię­cia sprzecznych decyzji i w efekcie ? powodować de­zorganizację pracy. Winę za tego rodzaju postępowa­nie ponoszą podwładni. Ale czy jest w porządku prze­łożony? Narusza on również ustalony podział zadań i ogranicza kompetencje swoich współpracowników, którzy z tego rodzaju praktyk nie są zadowoleni. Pro­wadzi to w rezultacie do utajonych lub jawnych kon­fliktów. Jakie są tego przyczyny? Czy brak dostatecz­nej znajomości podstawowych zasad organizacji pra­cy? Zdecydowanie nie. Wynika to przede wszystkim z ludzkich postaw. Z jednej strony niektórzy dyrektorzy chętnie wnikają w różne dziedziny działalności zakła­du, chcą wszystko wiedzieć, a z drugiej ? podwładni pragną znaleźć się bliżej zwierzchnika, przedstawić swoje pomysły, okazać troskę o dobro zakładu i w ten sposób zwrócić na siebie uwagę.

Doświadczony dyrektor, dbający o dobrą atmosferę w pracy, nie przyjmuje pracowników, z wyjątkiem szczególnych przypadków, bez upewnienia się, że za­interesowany zgłosił się na rozmowę za wiedzą bezpo­średniego przełożonego. Przestrzeganie drogi służbo­wej dużo mówi o kulturze współżycia.

Przełożony szanuje czas podwładnego i nie wzywa go do siebie kilka razy dziennie, by ? jak się to uza­sadnia ? nie zapomnieć o potrzebie przekazania waż­nych informacji. Chyba nie należy przypominać, że do dyspozycji mamy przecież notatniki i długopisy, można więc zanotować pojawiające się problemy i prze­kazać je w odpowiednim czasie (nie dotyczy to oczy­wiście spraw wyjątkowo pilnych). Zbyt częste wzywa­nie pracownika stwarza bowiem atmosferę napięcia, dezorganizuje pracę,” bo i podwładni mają swoje pla­ny, zobowiązania, przyjmują interesantów.

Przełożony z zasady przeprowadza rozmowy w swo­im gabinecie. W przypadku jednak, gdy dotyczą one spraw merytorycznych, wymagających licznej doku­mentacji, mogą się odbyć od czasu do czasu w pokoju pracownika. Będzie to ładny gest ze strony przełożone­go i ułatwi pracownikowi wywiązanie się ze swego za­dania. W rozmowie takiej mogą też wziąć udział in­ne osoby zainteresowane omawianym problemem.

Kontakty przełożonego z podwładnymi odbywają się również poza gabinetem i dotyczą nie tylko spraw ści­śle służbowych. Przełożony spotyka się z pracownika­mi na terenie zakładu w czasie rozmaitych uroczysto­ści i podczas wspólnie zorganizowanego wypoczynku. Wykorzystuje on wszystkie okazje, by w sposób swo­bodny porozmawiać z podwładnymi. Dobrze się staje, jeśli tego rodzaju kontakty mają miejsce również w stołówce.

Często widzi się naczelników siedzących przy jednym stole z pracownikami wymieniającymi po­glądy na aktualne tematy. Kiedy indziej zauważyć można zadumanego dyrektora spożywającego samotnie obiad, podczas gdy obok siedzą podlegli mu pracowni­cy, którzy chętnie widzieliby przełożonego w swoim gronie. Wspólne spożycie posiłku umożliwiłoby bliższe poznanie się i lepsze zrozumienie, uzyskanie z pierw­szej ręki informacji, jakie problemy nurtują pracow­ników, co myślą na przykład o wypowiedziach na ostatniej naradzie itp. Podniosłoby to autorytet przeło­żonego i uniemożliwiłoby formułowanie zarzutu, że przełożeni odgradzają się od pracowników. Szkoda, że przełożeni o tym czasami zapominają.


Both comments and pings are currently closed.

Comments are closed.