Rozmowy

Rozmowy w pracy odbywają się bądź z inicjatywy przełożonego, bądź też współpracowników. Jeśli rozmo­wa trwa przez kilka minut i dłużej, uprzejmy przeło­żony w pierwszym rzędzie zaproponuje, by pracownik usiadł i dopiero wówczas zacznie przedstawiać intere­sujące go problemy lub zapyta: ?Czym mogę służyć?”

Podczas wydawania poleceń przełożony rozmawia krótko, ale zawsze uprzejmie; uwzględnia indywidu­alność pracownika; liczy się z jego potrzebami i moż­liwościami. Przydzielając określone prace, bierze pod uwagę kwalifikacje, niekiedy wiek, doświadczenie, zna­jomość problematyki. Słowem wyraża swój humani­styczny stosunek do podwładnego.

Rozmowy przełożonego z podwładnymi prowadzone w sposób zwięzły i rzeczowy przyczyniają się do lep­szego wykonywania obowiązków służbowych i wytwo­rzenia dobrego klimatu. Może to jednak nastąpić jedy­nie w tym przypadku, gdy obie strony będą przygoto­wane. Przełożony, gdy decyduje się na przeprowadze­nie rozmowy, informuje współpracownika, kiedy ona się odbędzie i jakich problemów będzie dotyczyła. Uzy­skanie takiej informacji umożliwi pracownikowi za­rezerwowanie czasu i przygotowanie potrzebnych do­kumentów, sprecyzowanie wniosków, propozycji. Prze­łożony również przygotowuje się do rozmowy ? ukła­da pytania, które zechce zadać, aby uzyskać potrzeb­ne informacje, ustala polecenia, które przekaże, zasta­nawia się, kto powinien w niej wziąć udział.

Rozmowa odbywająca się z inicjatywy przełożonego jest najczęściej kierowana. Przełożony zaczyna rozmo­wę i nadaje jej kierunek, posługując się pytaniami. Pracownik zaś przekazuje swoje zapatrywania na oma­wiane tematy zgodnie z własnymi przekonaniami. Nie zyskuje on większego szacunku, jeśli wypowiadane po­glądy dopasowuje do punktu widzenia przełożonego. Bo i po co pytać o zdanie pracownika, skoro dąży on jedynie do odgadnięcia myśli przełożonego, chce po­twierdzić jedynie jego mądrość i doświadczenie i w ten sposób przypodobać mu się.

Przed młodym pracownikiem staje niekiedy problem, jak zakończyć rozmowę i wyjść z pokoju zwierzchnika?” Moment ten zawsze wskazuje przełożony. Może on ? jeśli uzna to za stosowne ? zakończyć rozmowę krót­kim podsumowaniem i przypomnieniem wydanych po­leceń. Ale może również, po omówieniu sprawy, po­wiedzieć: ?To wszystko, dziękuję”. Jeśli w rozmowie- bierze udział kilku współpracowników, a omawiane sprawy nie dotyczą wszystkich, to na zakończenie po­wie: ?Dziękuję, panowie A i B są wolni, proszę o pozo­stanie pana C”.

Drugą grupę stanowią rozmowy odbywające się z. inicjatywy pracownika. Zwierzchnik przyjmuje pra­cowników, którzy mają ważne sprawy do załatwienia, chcą przyspieszyć powzięcie decyzji, przedstawić wy­stępujące przeszkody w pracy i zaproponować środki zaradcze lub uzyskać poradę w trudnych sprawach. Pracownik prezentuje swoje problemy, uzasadnia je, a zwierzchnik słucha uważnie i ? jedynie od czasu do czasu ? zadaje pytania, które mają ułatwić zrozumie­nie przedstawianych spraw. Taka postawa zwierzchni­ka umożliwia swobodne wypowiedzenie się i nie pozo­staje bez wpływu na wytworzenie się atmosfery życz­liwości. Po wysłuchaniu wypowiedzi przełożony wy­dobywa najistotniejsze jej momenty i zajmuje stano­wisko. W jednych przypadkach może on od ręki pod­jąć decyzję, w innych ? obiecuje rozważyć sprawę- i wrócić do niej w terminie późniejszym. Zwierzchnik, nie wierzy swej pamięci, bo jest ona zawodna, i no­tuje sprawę w swoim terminarzu. Niezależnie od wy­niku rozmowy, pracownik powinien odnieść wrażenie, że przedstawiona przez niego sprawa została wysłucha­na z uwagą.

Osobnego potraktowania wymagają rozmowy ?w cztery oczy”. Nie zastąpi ich najbardziej nowoczesny komputer. W czasie ich trwania poruszane są sprawy- ?służbowe i prywatne, przyjemne a czasami przykre, a nawet bardzo przykre. W życiu spotykamy się z postę­powaniem zasługującym na pochwałę, ale i z czynami wymagającymi odbycia nieprzyjemnej rozmowy ? zwrócenia uwagi, przywołania do porządku. Celowi te­mu służą właśnie rozmowy ?w cztery oczy”, w czasie których zwierzchnik ze spokojem wysłuchuje wyjaś­nień pracownika, a dopiero następnie wypowiada swój sąd, wytyka niestosowne postępowanie. Im delikatniej to zrobi, chociaż zdecydowanym i pewnym głosem, tym większy odniesie efekt”.

A jeśli zwierzchnik wykaże zniecierpliwienie, przed­wcześnie krytycznie oceni postępowanie pracownika, podniesie głos i powie: ?Przestańcie kłamać”? Pracow­nik może skorzystać z nietaktu przełożonego i również ..podniesionym głosem zapowiedzieć złożenie skargi do władz zwierzchnich. Nietaktowne postępowanie prze­łożonego spowoduje zmianę ról. Stroną oskarżającą sta­nie się pracownik, który spowodował przewinienie. Przywołując zatem pracownika do porządku, zwierz­chnik robi to spokojnie, nie czyni żadnych aluzji na­ruszających godność podwładnego. Nawet podczas przykrej rozmowy nie można sobie pozwolić na pod­niesiony głos, który ? dodajmy ? jest objawem sła­bości a nie siły, świadczy bowiem o braku rzeczowych argumentów.

Przygotowując się do rozmowy, zwierzchnik zasta­nawia się nie tylko nad tym, co powie, ale i ustala, jak -to zrobi. Przede wszystkim umożliwi obwinionemu zło­żenie szczegółowych wyjaśnień, sam zaś będzie uważ­nie słuchał, niezależnie od tego, czy składane uspra­wiedliwienie będzie przekonywujące czy też nie. Umieć słuchać ? to, jak już podkreślaliśmy, ważna umiejęt­ność w prowadzeniu rozmowy.

Both comments and pings are currently closed.

Comments are closed.