Dyrektor i interesanci

Zapowiedziany przez sekretarkę interesant wchodzi do pokoju dyrektora. Następuje moment powitania gościa. Jest to jedna z ważniejszych czynności wystę­pująca podczas przyjmowania interesanta ? świadczy ona o kulturze osobistej gospodarza i jego stosunku do innych ludzi. Powitanie może się odbywać w nastę­pujący sposób:

  1. Wchodzi interesant. Gospodarz wita go skinie­niem głowy i uprzejmym gestem wskazuje krzesło przy biurku.
  2. Po wejściu interesanta gospodarz zbliża się do przybyłej osoby, wita się, zaprasza do zajęcia miejsca i sam siada.

Zdarza się też, że dyrektora odwiedza prywatny gość. Po przywitaniu, dyrektor zaprasza, by usiadł on przy stole konferencyjnym łub okolicznościowym. Przy stole konferencyjnym gość i gospodarz siadają naprze­ciwko siebie, zaś przy stole okolicznościowym gość siada na kanapie a gospodarz obok, mając zawsze goś­cia po swej prawej stronie. Gościa nie wypada przecież przyjmować siedząc za biurkiem, tzn. sadzając go po drugiej stronie tej ?biurokratycznej” przegrody. Chyba nie będzie przesadą jeśli powiemy, że grzeszy się w ten sposób dość powszechnie.

Który z podanych sposobów przywitania zostanie zastosowany, zależy to od gospodarza.

Przyjmując interesanta rozmawiamy uprzejmie i rzeczowo tak długo, jak to jest potrzebne do pełnego wyjaśnienia sprawy. Taki sposób prowadzenia roz­mowy należy do naszego obowiązku, który przyjęliś­my na siebie, podejmując pracę na określonym stano­wisku. Gospodarz uprzejmie słucha interesanta, nie przerywa, umożliwiając do końca przedstawienie spra­wy. Odejście od tej zasady może mieć miejsce jedy­nie wówczas, gdy interesant jest stosunkowo słabo przygotowany lub zdenerwowany i w ?kółko” powta­rza swoje argumenty.

W rozmowach prowadzonych przez dyrektora ucze­stniczą niekiedy pracownicy zajmujący się na co dzień omawianymi sprawami. Przysłuchują się oni rozmo­wie, ale zabierają głos jedynie w tych przypadkach, gdy zachodzi potrzeba podania szczegółów bądź też wyjaśnienie lub uzupełnienie jakiegoś fragmentu spra­wy. Osoby towarzyszące z reguły powstrzymują się od zajęcia aktywnej postawy.

Po omówieniu wysuwanych przez interesanta prob­lemów dyrektor podkreśla główne momenty, podsu­mowuje jakby wyniki, ewentualnie ustala termin na­stępnego spotkania. Jest to sygnał wskazujący za­kończenie wizyty. Interesant wstaje i wychodzi. Zda­rzają się jednak wypadki, że interesant tego nie rozu­mie, a przy tym rozporządza wolnym czasem, zna go­spodarza i dobrze się z nim czuje. Próbuje więc prze­dłużyć rozmowę, nadając jej charakter prywatnej po­gawędki. W tej sytuacji osoba przyjmująca intere­santa zaznacza, że zmuszona jest zakończyć rozmowę, ponieważ rozpoczyna się narada, wyjeżdża itp. Niekie­dy zakończenie tego rodzaju rozmowy ułatwia sekre­tarka, przypominając o innych pilnych zadaniach.

Jak takie postępowanie interesanta nazwać? Po pro­stu kradzieżą cudzego czasu. Warto chyba w tym miej­scu przypomnieć zdanie W. Witwickiego: ?Nie składaj ludziom wizyt w biurze ani przy okienku urzędowym, gdzie ktoś obok lub za drzwiami stoi w ogonku, bo okradasz wtedy i gospodarza, i tych, którzy mają do niego sprawy, i tę instytucję, w której gospodarz pra­cuje” .


Both comments and pings are currently closed.

Comments are closed.