Interesant w sekretariacie

Umiejętność uprzejmego traktowania interesanta, to jedno z ważniejszych zadań sekretarki. Jej posta­wa wpływa bowiem na późniejszą rozmowę w gabine­cie szefa ? może ją ułatwić, ale może też utrudnić. Zdenerwowanie interesanta niewłaściwym stosunkiem sekretarki ujemnie wpłynie na przebieg wizyty. Uprzejmość sekretarki ułatwia również w uzasadnio­nych przypadkach udzielenie odmownej odpowiedzi i załatwienie sprawy w inny sposób niż chciał tego in­teresant.

Interesant czekając na spotkanie z szefem, zatrzy­muje się niekiedy nieco dłużej. Powstaje więc pyta­nie, czy sekretarka powinna zająć się nim czy też po­zostawić go samemu sobie i dalej wykonywać swoją pracę, której często jest sporo. Nie zawsze przecież może ona sobie pozwolić na prowadzenie rozmowy ze wszystkimi osobami czekającymi w sekretariacie. Oka­zuje im jednak zainteresowanie i życzliwość, infor­muje, jak długo szef będzie zajęty, proponuje prze­czytanie jakiegoś magazynu, prospektu, a po uzyskaniu wiadomości komunikuje, np.: ?Narada już się koń­czy i szef będzie wolny”.

Rozmawiając z interesantem sekretarka jest uprzej­ma, niezależnie od tego, czy robi on korzystne wra- żnie czy też nie, czy jest mile czy niemile widziany, a nawet wtedy, gdy narusza zasady postępowania obowiązujące w stosunkach międzyludzkich. Zwróce­nie uwagi interesantowi, że niewłaściwie się zachowu­je, nie jest odpowiednim środkiem, gdyż z zasady pro­wadzi do dalszej przykrej wymiany zdań. Nawet jeśli interesant podnosi głos i mówi niedorzeczności, pozo­staje ona spokojna, taktowna i uprzejma ? stara się go uspokoić, mówiąc, np.: ?Proszę zaczekać, sprawa będzie wyjaśniona, poproszę pracownika, który wszy­stko wytłumaczy” albo: ?Proszę w tej sprawie udać się do pokoju nr…”. Dobra sekretarka nie ?spycha” spraw. W wypadku niemożliwości udzielenia pełnej informacji, podaje numer telefonu i prosi o zatelefo­nowanie za tydzień lub dwa. I co ważniejsze ? słowa dotrzymuje, przygotowując odpowiedź na określony termin.

I jeszcze kilka problemów. Sekretarka załatwia spra­wę interesanta. W tym momencie odzywa się telefon, podnosi więc słuchawkę i prowadzi przez kilka minut rozmowę, omawiając prywatne sprawy. Interesant miał prawo oczekiwać taktownego zachowania się se­kretarki, która po zamienieniu kilku słów powie tele­fonującemu: ?Obecnie jestem zajęta, odezwę się póź­niej”. Tak się jednak nie stało.

Sekretarka unika najmniejszych nieporozumień. Za­sada: ?Oko za oko, ząb za ząb” nie może mieć zasto­sowania w kontaktach z interesantami. Życzliwość, uprzejmość, słowność i punktualność ? to cechy, które charakteryzują pracę sekretarki, która nigdy nie po­zwala sobie na ranienie godności interesanta.

Jeśli w sekretariacie pracują inne osoby, nie mie­szają się one do kontaktów sekretarki z interesanta­mi, nie przerywają pracy, jedynie w miarę możliwoś­ci wstrzymują się od pisania na maszynie, gdy do­chodzą do wniosku, że może jej to utrudniać pracę.

Both comments and pings are currently closed.

Comments are closed.