Podręczny spis telefonów

Szef utrzymuje kontakty z przedstawicielami władz administracyjnych, działaczami różnych organizacji społecznych i politycznych, z prasą. Czasami zacho­dzi potrzeba połączenia się telefonicznego, co wyma­ga szybkiego odnalezienia odpowiedniego numeru. Po­winien on być zatem odnotowany w specjalnym no­tesie, a nie na marginesie jakiegoś pisma lub na kart­ce, którą trudno we właściwym czasie odnaleźć. Se­kretarka w trosce o właściwą organizację pracy pro­wadzi alfabetyczny spis osób, z którymi szef ma stały kontakt. Spis zawiera: nazwisko i imię, nazwę insty­tucji, stanowisko, adres i numer telefonu. Nie może w nim również zabraknąć numeru telefonu straży po­żarnej, pogotowia ratunkowego i milicji, postoju tak­sówek oraz informacji dworca kolejowego i lotnicze­go. Na początku roku kalendarzowego sporządza się nowy spis, usuwając nazwiska osób, z którymi kon­takty nie będą nadal utrzymywane. Nie niszczy się jednak spisu starego, gdyż od czasu do czasu może on być źródłem umożliwiającym uzyskanie niezbędnej informacji. Spis jest prowadzony systematycznie i sta­rannie tak, by osoba zastępująca sekretarkę mogła nim posłużyć się bez trudności.

Both comments and pings are currently closed.

Comments are closed.