Sekretarka przy telefonie

Sekretarka podnosząc słuchawkę telefonu pełni zu­pełnie inną rolę niż telefonistka, występuje bowiem personalnie. Mówi więc: ?Sekretariat dyrektora X” albo wymienia tylko swoje nazwisko. Sekretarka łączy szefa z innymi osobami lub łączy inne osoby, które chcą rozmawiać z jej szefem. W obu przypad­kach technika postępowania jest identyczna.

Rola sekretarki nie polega tylko na pośredniczeniu w prowadzeniu rozmów telefonicznych. Ona sama pro­wadzi również rozmowy, udziela informacji, a nawet w wielu wypadkach podejmuje decyzje. Posłużmy się przykładami:

Sekretarka: Sekretariat. Kochanowska.Telefonujący: Dzień dobry. Mówi Bąk z redakcji…

Proszę o połączenie z dyrektorem.

Sekretarka: Dzień dobry. Dyrektor jest zajęty a następnie wyjedzie. Nie widzę możliwości odbycia roz­mowy. Proponuję przeprowadzenie rozmowy z rzecz­nikiem prasowym. Tel. wewn. 261.

Telefonujący: Dziękuję, skorzystam, do widzenia.

Sekretarka wie, że szef nie jest zainteresowany roz­mową i dlatego celowo mija się z prawdą. Lepiej w tej sytuacji posłużyć się kłamstwem z przymusu niż dotknąć honoru interesanta. Sekretarka pełni rolę ?filtra” również podczas rozmów telefonicznych, od­ciążając w ten sposób szefa od spraw, które mogą być załatwione przez innych pracowników.

Sekretarka: Sekretariat. Kochanowska.Telefonujący: Dzień dobry. Chciałbym porozumieć

się z dyrektorem.

Sekretarka: Kogo mam zapowiedzieć?

Telefonujący: Jestem dyrektorem X i chcę omówić sprawę…

Sekretarka z kolei pyta dyrektora, czy jest zainte­resowany rozmową. W razie negatywnej decyzji, w sposób uprzejmy informuje: ?Niestety, telefon dyrek­tora nie odpowiada” lub ?Nie mogę odnaleźć dyrek­tora w gmachu. Czy mogę połączyć z naczelnikiem?”.

W tej rozmowie sekretarka również celowo mija. się z prawdą, chcąc w ten sposób uratować godność telefonującego. W przypadku jednak, gdy telefonują­cy nie ujawnia swego nazwiska i nie podaje sprawy, w jakiej chce rozmawiać, sekretarka urzędowym to­nem odmawia połączenia i kończy rozmowę.

Both comments and pings are currently closed.

Comments are closed.