Terminarz i notatnik

Prowadzenie terminarza ? to ważne i odpowiedzial­ne zadanie sekretarki. Notuje w nim wszystkie uzgod­nione i planowane spotkania, narady, daty otwarcia wystaw i targów, podróże i inne przedsięwzięcia an­gażujące szefa.

Terminarz jest prowadzony w kalendarzu biuro­wym, który powinien być do tego celu odpowiednio przygotowany. Przed przystąpieniem do jego prowa­dzenia wpisuje się w odpowiednich miesiącach i dniach uwagi, mające wpływ na organizację pracy, a więc: dni wolne od pracy, posiedzenia kolegium i kierow­nictwa, narady, przyjmowanie skarg i zażaleń, wy­syłanie okresowych sprawozdań itp.

Umieszczone w terminarzu uwagi umożliwiają pla­nowanie pracy i chronią przed różnego rodzaju po­myłkami i błędami, które są dość przykre i często nie mogą być naprawione. Posłużmy się przykładem. Dy­rektor postanowił odbyć w określonym dniu podróż służbową i zlecił przygotowanie potrzebnych doku­mentów. Sekretarka nie spojrzała do terminarza, co było jej dużym błędem, i wykupiła bilet oraz zare­zerwowała nocleg w hotelu. Tymczasem w tym dniu odbywała się narada i obecność dyrektora była obo­wiązkowa. Przykład ten świetnie ilustruje rolę ter­minarza w pracy sekretarki i wskazuje na koniecz­ność stałego posługiwania się nim.

Instytucje krajowe i zagraniczne, jak: misje dy­plomatyczne, konsulaty, ośrodki kultury, firmy polo­nijne, urządzają różnego rodzaju imprezy, na które zapraszają dyrektorów zakładów pracy. Pewna część otrzymywanych zaproszeń wymaga potwierdzenia obecności. Sekretarka uzyskuje decyzję szefa i ? jeśli jest ona pozytywna ? informuje o niej gospodarzy, wpisując jednocześnie datę imprezy w terminarzu. W przeddzień imprezy sekretarka przekazuje szefowi ? jeśli wszelka korespondencja tego typu znajduje się u niej ? kartę zaproszeniową i inne niezbędne infor­macje (adres, sposób dojazdu, sam, czy z małżonką).

W terminarzu ? jak już wspomnieliśmy ? sekre­tarka notuje również wszystkie czynności, które nie mają charakteru rutynowego i które powinna wyko­nać sama. I tak np. pod datą 5 maja zanotuje: ?Napi­sać pismo do banku w sprawie…, wysłać sprawozda­nie…, przypomnieć o zatelefonowaniu do prezydenta miasta”. Uwagi te wpisuje oczywiście innym długopi­sem, by w ten sposób mogła łatwo odróżnić zajęcia szefa od zajęć własnych.

Sekretarka powinna mieć dobrą pamięć, niemniej nie obciąża jej zbytnio, notując wszystkie zajęcia za­równo szefa, jak i własne w terminarzu, co z jednej strony chroni przed pomyłkami, a z drugiej ? umoż­liwia skoncentrowanie się na ważniejszych sprawach. Dokładne i systematyczne prowadzenie terminarza umożliwia rozłożenie zajęć w pewnym czasie i wy­wiązanie się z przyjętych zobowiązań, słowem ? na­daje pracy systematyczny charakter. Nic też dziw­nego, że jest on nieodzowną pomocą, z którą sekretar­ka nie rozstaje się w ciągu całego dnia. Pod koniec urzędowania zagląda do niego, aby przypomnieć sze­fowi jego zajęcia w dniu następnym i przygotować plan pracy.

Skrupulatne prowadzenie terminarza zwalnia szefa w poważnym stopniu od stałego czuwania nad realiza­cją zaplanowanych zajęć i przyjętych zobowiązań, jeśli bowiem wyrobi w sobie przekonanie, że sekretarka do­kładnie zapisuje wszystkie zajęcia i czuwa nad ich rea­lizacją, to ta dość kłopotliwa strona jego pracy prze­staje go zupełnie martwić.

Staranne prowadzenie terminarza ma jeszcze inną ważną stronę. Jeśli np. sekretarka zachoruje lub wy­jedzie na urlop, to inna osoba, posługując się termi­narzem, może ją zastąpić. Warunkiem jest jednak, że będzie on prowadzony w sposób staranny i zrozumia­ły dla innych.

Obok terminarza bardzo ważnym narzędziem w pracy sekretarki jest notatnik, który znajduje się rów­nież na jej biurku w ciągu całego dnia pracy. Notuje ona w nim polecenia szefa, wyniki bezpośrednich i telefonicznych rozmów przeprowadzonych z współpra­cownikami i interesantami. Wszystkie ważniejsze in­formacje przekazuje szefowi i w dalszym postępowa­niu działa zgodnie z jego poleceniami. Niektóre z nich wpisuje do terminarza.

Rozpoczynając pracę, sekretarka otwiera nową stro­nę w notatniku i umieszcza datę w jego górnej części. Z lewej strony notatnika pozostawia dość duży mar­gines, gdzie wpisuje różne uwagi, jak np.: ?Godz. 12.00 ? poinformowano naczelnika X, sporządzić do­datkową kopię”. Każdą sprawę oddziela się linią, co chroni przed ewentualnymi pomyłkami. Ponieważ pamięć ludzka jest zawodna, a problemy liczne i czę­sto skomplikowane, notatnik przechowuje się przez cały rok.

Praca sekretarki wymaga sprawnej organizacji, do­kładnego przemyślenia hierarchii potrzeb, ustalenia, jakie sprawy są pilne i muszą być załatwione w pierw­szej kolejności, a jakie można odłożyć na czas póź­niejszy, tak jednak, by nie zostały przeterminowane. Ale nie tylko. Praca sekretarki wymaga też ładu i po­rządku w prowadzeniu terminarza, notatnika i odpo­wiedniego utrzymywania akt, które zawsze powinny być ułożone według obowiązującego porządku i znaj­dować się na właściwym miejscu.

Both comments and pings are currently closed.

Comments are closed.