Umiejętność prowadzenia rozmowy

Sekretarka prowadzi rozmowy bezpośrednie lub te­lefoniczne w ciągu całego dnia ? rozmawia z szefem,, współpracownikami szefa i interesantami. Jednym z czynników ? jak już mówiliśmy ? ułatwiających rozmowę jest kontakt słuchowy i wzrokowy. Stąd też, po wejściu interesanta, sekretarka kieruje wzrok w kierunku przybyłej osoby, nawiązuje z nią roz­mowę. Jeśli jednak jeden z rozmówców udziela krót­kich odpowiedzi, od niechcenia, to rozmowa będzie przebiegać z trudnościami. Oto przykład: Uzgodnio­ny interesant oczekuje w sekretariacie na spotkanie- z dyrektorem. Ponieważ przyszedł nieco wcześniej, za­czął czytać gazetę- Sekretarka jednak nawiązuje z nim> rozmowę, pyta o rozmaite banalne sprawy nie zaw­sze związane z charakterem wizyty. Interesant odpo­wiada krótko, zdawkowo, co powoduje, że rozmowa przebiega opornie. Sekretarka wyczuła sytuację i wy­ciągnęła z niej właściwy wniosek, pozostawiając inte­resanta w spokoju.

Na rozmowę składają się dwa elementy: treść i forma. Rozmowa sekretarki z interesantem, sprowa­dzająca się do krótkich wypowiedzi, jak np.: ?Siedźcie sobie”, ?Przeczytajcie”, ?Wkrótce”, ?Nie ma”, ?Nie wiem” itd., prowadzona oschłym tonem nie daje do­brego świadectwa o jej takcie. ?Kto cierpliwie nie wysłucha jednego słowa, będzie słuchał wielu słów” ? głosi arabskie porzekadło. Kierując się myślą prze­wodnią tego właśnie porzekadła, sekretarka uprzej­mym tonem pyta interesanta o cel wizyty, następ­nie wysłuchuje go uważnie, umożliwiając pełne przed­stawienie sprawy. Sekretarka nie przerywa i nie po­lemizuje. Skoncentrowanie uwagi na wypowiedzi umoż­liwia lepsze zrozumienie intencji i podjęcie odpowied­niej decyzji. Umieć słuchać ? to również ważna umie­jętność w pracy sekretarki.

Wspomnijmy jeszcze o tonie rozmowy. Sekretarka prowadząc rozmowy z interesantami i współpracow­nikami mówi tonem spokojnym, ciepłym, łagodnym. W stosunkach jednak z interesantem natrętnym prze­mawia tonem stanowczym, urzędowym.

Both comments and pings are currently closed.

Comments are closed.