Rozmowa telefoniczna a porozumienie się listowne

Porozumienie się za pomocą słowa pisanego jest dość kłopotliwe, co powoduje, że wielu ludzi unika w ogóle pisania listów, chociaż nawet dziś trudno obejść się bez tego środka. Logiczną regułą jest, że po otrzyma­niu listu ustalamy nadawcę, a jeśli nie jest nam znany, to odczytujemy miejsce jego zamieszkania. W rozmo­wie telefonicznej staramy się również ustalić, kto chce z nami rozmawiać, kim jest osoba telefonująca. Tak samo ? zanim zaczniemy pisać list zastanawiamy się nad jego treścią, a następnie układamy ją w logiczne całości. Wbrew dość rozpowszechnionej praktyce prze­prowadzenie rozmowy telefonicznej wymaga także przygotowania. Przed przystąpieniem do rozmowy za­stanawiamy się nad jej treścią, zapisujemy hasła po­szczególnych problemów, pytania na które chcemy o- trzymać odpowiedzi, nazwiska, miejscowości, terminy i inne niezbędne szczegóły. Brak przygotowania powo­duje, że podczas rozmowy używamy niekiedy niewła­ściwych sformułowań lub też opuszczamy ważne de­tale, co prowadzi często do nieporozumień.

List pisany według pewnego porządku jest łatwy do zrozumienia. Dotyczy to również rozmowy telefonicz­nej, więc osoba rozmawiająca nie przeskakuje z jedne­go tematu na drugi, ale prowadzi ją według ustalo­nego planu. Rozmowa telefoniczna ma tę przewagę nad listem, że jest łatwiejsza i umożliwia uzyskanie na­tychmiastowej odpowiedzi. Ustalenia telefoniczne wy­magają jednak niekiedy potwierdzenia na piśmie. Nie wszystkie też sprawy można załatwić telefonicznie. Dotyczy to na przykład spraw ważnych, drażliwych i poufnych., Załatwienie ich wymaga osobistej rozmo­wy lub napisania listu.

Niezależnie od charakteru rozmowy telefonicznej nie powinna ona trwać długo. Rozmowy dłuższe dezorga­nizują ustalone plany, uniemożliwiają innym uzyska­nie połączenia i załatwienia pilnych spraw. Nie naj­lepsze daje o sobie świadectwo osoba blokująca tele­fon przez godzinę a nawet dłużej; telefon nie jest środ­kiem do prowadzenia niekończącej się pogawędki. Przy tej okazji przypomnijmy notatkę, która ukazała się przed paru laty w naszej prasie. Otóż pewien Norweg, chcąc utrudnić swojej żonie i teściowej prowadzenie z przyjaciółkami godzinnych rozmów telefonicznych, zlikwidował zwykły aparat telefoniczny i zainstalował automat, który przerywał połączenie po 3 minutach. Pomysł niewątpliwie bardzo skuteczny, ale czy godny naśladowania?

Both comments and pings are currently closed.

Comments are closed.