Przeprowadzenie zebrania

Powitanie uczestników. Gospodarz oso­biście wita uczestników małych zebrań, skupiających kilka lub kilkanaście osób. Natomiast w czasie dużych liczebnie zebrań nie jest w stanie przyjąć zaproszo­nych. Moment powitania następuje zatem w chwili otwarcia obrad.

?Spotkanie” uczestników. Na dużych ze­braniach uczestników ?spotyka”, wychodzi im naprze­ciw, jeden z pracowników. Udziela on wyjaśnień i w miarą potrzeby dokonuje prezentacji osób, które się wzajemnie nie znają. Pracownik ?spotykający” ucze­stników jest uprzejmy, życzliwy, traktuje wszystkich jednakowo, niezależnie od zajmowanego stanowiska. Unika on dłuższych rozmów, by w ten sposób nie poz­bawiać innych możliwości uzyskania niezbędnych in­formacji. Nie wierzy też swej pamięci i zapisuje zgło­szone prośby i zapytania, na które nie jest w stanie odpowiedzieć od razu. Mogą one dotyczyć takich spraw, jak: ustalenie numeru telefonu, adresu, uzgod­nienia terminu spotkania z przedstawicielem jakiejś instytucji, rezerwacji miejsca w hotelu itp. Po uzy­skaniu niezbędnych informacji przekazuje je zainte­resowanym w czasie przerw.

Podczas zebrań o dużej liczbie uczestników gospo­darze umieszczają w holu stoiska oznaczone literami np.: A?F, G?P, R?T. Oznacza to, że uczestnicy, któ­rych nazwiska rozpoczynają się na literę B, podchodzą do stoiska A?F, na litrę O ? do stoiska G?P, gdzie otrzymują w kopercie dodatkowe informacje, zapro­szenia na imprezy, bony żywnościowe, adres hotelu i numer pokoju, jakieś materiały reklamowe i in. Organizacja stoisk umożliwia szybką obsługę przyby­wających uczestników zebrania.

Odbiór koperty w stoisku jest jednocześnie dowo­dem przybycia na zebranie. Podczas małych zebrań kontrola obecności zaproszonych odbywa się za pomo­cą list, które zawierają następujące rubryki: l.p., imię i nazwisko, stanowisko, instytucja, podpis. Wpis do listy powinien być czytelny i zawierać pełne imię i nazwisko.

Rozpoczęcie obrad. Przewodniczący roz­poczyna zebranie punktualnie, jeśli nawet pewna część uczestników jeszcze nie przybyła. Oczekiwanie na spóźnialskich nie ma uzasadnienia, bo niektórzy syste­matycznie to praktykują, wiedząc że i tak obrady punktualnie się nie zaczną. Ustępstwo na rzecz tych, którzy nie szanują czasu innych, lekceważy pozosta­łych uczestników. Zebranie ? to środek oddziaływa­nia wychowawczego, szkoła przygotowania obywatel­skiego, powinno więc uczyć również punktualności, tzn. poszanowania innych.

Both comments and pings are currently closed.

Comments are closed.