Uwagi końcowe

Konieczność urządzania zebrań wynika z funkcjo­nowania zakładu pracy. Spełniają one swą rolę jeśli są:

1.      Dobrze zorganizowane. Komunikowanie się za pomocą słowa mówionego jest procesem złożonym. Szereg czynników zewnętrznych, jak np.: hałas ulicz­ny, słaba słyszalność, niedostateczne oświetlenie, tem­peratura sali, wchodzenie spóźniających się uczestni­ków odwraca uwagę i utrudnia słuchanie bądź też po­woduje deformację przekazywanych informacji. Głód, zmęczenie, brak snu ? to czynniki subiektywne utrud­niające słuchanie. Zaleca się to uwadze organizatorom różnych zebrań.
2.      Sprawnie przeprowadzone, tzn. przestrzegana będzie dyscyplina czasowa w stosunku do referen­tów, przerw i dyskusji, toczącej się wokół głównych problemów związanych tematycznie z zebraniem, oraz ? co jest bardzo ważne ? kończą się konkretnymi wnioskami, które znajdują się w planach pracy dy­rekcji i będą konsekwentnie realizowane. Nie może być nic gorszego i nic bardziej demoralizującego niż po­zostawienie powziętych uchwał na papierze.
3.      Odpowiednio rzadko organizowane. Zebrania zwo­ływane zbyt często, bez uzasadnionej potrzeby, słabo przygotowane pod względem organizacyjnym i kończą­ce się mglistymi wnioskami, są powszechnie krytyko­wane, dają złe świadectwo kierownictwu zakładu pra­cy, obniżają rangę tej metody pracy w procesie za­rządzania.
4.      Starannie przygotowane i dobrze przeprowadzo­ne. To warunek, by zebrania wyrabiały poczucie od­powiedzialności za wspólne sprawy brygady, oddzia­łu, biura, centrali, kraju, by były dobrą szkołą myś­lenia społecznego i politycznego. Udział w zebraniach uczy umiejętności dokładnego precyzowania myśli, wyciągania właściwych wniosków. Natomiast nieudol­ne ich przygotowanie i nieumiejętne przeprowadzenie daje złe wzory, świadczące o nieporadności organiza­cyjnej, braku szacunku dla człowieka.Katalog powinności gospodarzy przygotowujących zebranie można ująć w w sposób następujący:

?           odznaczanie się uprzejmością i taktem, dbanie o wytworzenie swobodnej atmosfery;

?     szanowanie wszystkich uczestników i nie cze­kanie z rozpoczęciem obrad na osoby spóźniające się;

?     ustalanie godziny rozpoczęcia obrad i kierowa­nie się przy tym rozkładem jazdy pociągów i auto­busów tak, by uczestnicy mogli przybyć wypoczęci;

?    dążenie do zakończenia zebrania o zaplanowanej godzinie, umożliwienie tym samym uczestnikom po­wrót do domu w przewidzianym czasie i realizację innych zobowiązań;

?           wysyłanie zaproszenia w terminie poprzedzają­cym zebranie przynajmniej o dwa tygodnie i umożli­wianie w ten sposób przygotowania się do dyskusji i zorganizowanie pracy na miejscu;

?    witanie uczestników (dyrektor) lub ?spotykanie” ich (wyznaczony pracownik);

?     stanie na straży porządku, zapewnianie wszyst­kim dyskutantom równych praw, uniemożliwianie przerywania przemówień, zbyt częstego zabierania gło­su przez jednego dyskutanta, niedopuszczanie do kon­fliktów i pustej gadaniny;

?    po zakończeniu zebrania likwidowanie możliwie szybko wszystkich problemów związanych z organiza­cją przedsięwzięcia.

Uczestników również obowiązuje pewien zespół zo­bowiązań wobec organizatorów i wzajemnie wobec siebie. Można je ująć następująco:

?     przed zebraniem uczestnicy przygotowują się, studiują otrzymane materiały, literaturę, notatki, wy­cinki prasowe, gromadzą przykłady, a w czasie obrad ? uważnie słuchają referatu, biorą udział w dyskusji, przemawiając: na temat, krótko i rzeczowo;

?     szanują czas innych i przybywają na zebranie o oznaczonej godzinie;

?    zajmują miejsca na sali, nie pozostawiając wol­nych krzeseł w rzędach;

?     w czasie wygłaszania referatu i przemówień dy­skutantów nie rozmawiają ani też nie czytają ksią­żek i gazet;

?     nie przerywają innym dyskutantom, a jeśli sy­tuacja wymaga reakcji ? czynią to w sposób zgod­ny z obowiązującymi zasadami współżycia;

?    nie traktują dyskutantów, którzy mają inne zda­nie, jak wrogów ? okazują szacunek dla stanowiska innych;

?     nie przemawiają w sposób apodyktyczny i zbyt długo, nie przenoszą dyskusji na sferę spraw osobi­stych, ale nie przemilczają celowo pewnych faktów;

?         reprezentują w swych wypowiedziach własne zdanie i starają się go bronić, uzasadniać; są nieustęp­liwi w treści, ale łagodni w formie, jeśli jednak kontr­argumenty przeciwników są przekonywujące, zmie­niają własne zdanie;

? formułują swoje myśli precyzyjnie, unikają fra­zesów i krasomóstwa; starają się opanować sztukę mó­wienia, ale nie zapominają też, że trzeba opanować sztukę słuchania innych.

Both comments and pings are currently closed.

Comments are closed.