Zaproszenia

Po ustaleniu porządku dziennego wysyła się za­proszenia, zawierające porządek obrad i materiały umożliwiające przygotowanie się do dyskusji, jak np.: tezy referatu, wyniki produkcyjno-ekonomiczne, wy­kaz literatury. Zaproszenia wysyła się przynajmniej na dwa tygodnie przed terminem zebrania, co umoż­liwia zainteresowanym skoordynowanie swoich zajęć i uniknięcie trudności w realizacji uprzednio ustalo­nych planów oraz przygotowanie się do udziału w obradach i dyskusji.

Przygotowanie sali

Dobór i rozplanowanie. Sala powinna być dostosowana do celu zebrania i liczby uczestni­ków. Zamówienie jej lub wynajęcie następuje zaraz po ustaleniu terminu zebrania (zawsze jednak przed wysłaniem zaproszenia). Przygotowanie sali obejmuje: ustawienie stołu prezydialnego, jego nakrycie i udekorowanie kwiatami, postawienie karafki z wodą, umieszczenie mównicy i stolika dla protokolanta (po­winien on dobrze słyszeć przebieg obrad), wyposaże­nie jej w tablicę, gąbkę i kredę, nagłośnienie, jeśli będzie to niezbędne, oraz ustawienie krzeseł, których liczba powinna być nieco większa od liczby uczest­ników.

Zajmując krzesła, siadamy według kolejności tak, by w środku rzędu nie pozostawały wolne miejsca. Rzeczywistość jednak bywa niekiedy nieco inna. Fakt ten wymaga uwzględnienia w czasie planowania miejsc na sali. Liczba krzeseł wolnych nie powinna jednak być zbyt duża, gdyż robiłoby to wrażenie pustki, która utrudnia wytworzenie dobrej atmosfery. Wielu przy tym uczestników unika zajmowania krzeseł znajdują­cych się w pobliżu stołu prezydialnego, co przeszka­dza w prowadzeniu zebrania, wygłoszeniu referatu, na­wiązaniu bezpośredniego kontaktu z audytorium. Dla­tego też przewodniczący zaprasza czasami uczestników do zajęcia wolnych krzeseł w pierwszych rzędach. Za­znaczmy jednak, że pierwszy rząd krzeseł z zasady jest przeznaczony dla gości reprezentujących oficjal­ne stanowiska.

Pomieszczenia pomocnicze. Przygoto­wując salę, pamiętamy o holu, w którym znajdzie się telefon, książka telefoniczna, rozkład jazdy pociągów. W holu wykłada się również materiały informacyjne. Bywają one jednak umieszczone tam dopiero w czasie zebrania, gdyż udostępnienie ich przed początkiem obrad mogłoby pociągnąć niepożądane następstwa. Uczestnicy prawdopodobnie ?kartkowaliby” je w czasie wygłaszania referatu, co oczywiście utrudniłoby pre­legentowi wywiązanie się z zadania.

Podczas zebrań, w których uczestniczy większa licz­ba osób, potrzebny jest również pokój kancelaryjny i pokój przeznaczony do przeprowadzenia rozmów ma­jących charakter indywidualny.

Osoba odpowiedzialna za przygotowanie zebrania troszczy się również o zapewnienie odpowiedniego po­rządku w sanitariatach oraz o zorganizowanie spraw­nej pracy szatni tak, by uczestnicy mogli szybko pozo­stawić garderobę i po zakończeniu obrad równie szyb­ko ją odebrać. Przy tej okazji warto wspomnieć, że jeden szatniarz może sprawnie obsłużyć około 40 osób.

Inne problemy organizacyjne. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie zebrania ustala, kto będzie protokołować przebieg obrad, obsługiwać mag­netofon, wietrzyć salę w czasie przerw, kto przygo­tuje listę i zajmie się kontrolą obecności. Osoba ta uzgadnia też czas pracy bufetu i nie zapomina o pod­ręcznej apteczce.

Przynajmniej na pół godziny przed początkiem obrad kontroluje się stan przygotowania. Zadanie to wykonuje pracownik odpowiedzialny za stronę orga­nizacyjną zebrania, on też usuwa zauważone niedo­ciągnięcia.

Both comments and pings are currently closed.

Comments are closed.